Pour préparer la soutenance :

Principes généraux
Une soutenance est une restitution orale des travaux de l’étudiant lui permettant de faire état de son niveau par rapport aux attentes du programme.

Les objectifs pédagogiques
La soutenance doit permettre à l’étudiant de démontrer qu’il a intégré, compris et sait utiliser tous les principes fondamentaux dispensés durant sa formation. Seront également évaluer ses aptitudes à communiquer en public, son esprit de synthèse et sa maîtrise du sujet.

Les objectifs professionnels
Le stage est une véritable opportunité d’apprentissage professionnel. Au cours de sa soutenance, l’étudiant devra bien sûr répondre aux attentes pédagogiques mais également montrer qu’il a sut saisir cette opportunité en découvrant un domaine d’activité ou un métier, en se forgeant des compétences particulières… Bref, en préparant son métier ou sa carrière professionnelle future.

Les critères d’évaluation
Les critères d’évaluation sont formalisés dans des grilles d’évaluations qu’il vous faut lire pour identifier les critères de notation.

La durée
La soutenance dure 10 minutes, il est impératif de respecter les temps de présentation car le jury n’hésitera pas à vous arrêter. S’il vous ait demandé d’accélérer votre présentation pour respecter le délai imparti, cela ne signifie pas qu’il faut accélérer votre débit de parole mais au contraire qu’il faut aller directement à l’essentiel et synthétiser le plus possible.

La répétition
Préparez-vous une feuille récapitulant les principaux points que vous aborderez pendant l’oral. N’en mettez pas des pages, juste l’essentiel. Cela vous servira de repères. Optez pour un document dactylographié, avec une police de caractère claire et suffisamment grande pour réussir à lire sans avoir à vous pencher de tout votre long sur le bureau ! ( ça ferait mauvais effet et vous ferait perdre le fil de votre discours !)

REPETEZ !
On ne le dira jamais assez, rien ne vaut une bonne vingtaine de répétitions pour être à l’aise dans votre discours et votre gestuel. Pour répéter, mettez vous en situation, sans avoir peur du ridicule: debout derrière la table de la salle à manger, visualiser les personnes du jury. Si votre famille ou des amis se prêtent au jeu, faites-en votre public de répétition, mais le sérieux doit être au rendez-vous, sinon, hormis un bon fou rire garanti, vous n’en retirerez rien d’un point de vue efficacité…
Une fois en place, appuyez sur la touche « enregistrer » de votre magnétophone ou mieux, de votre caméscope. Rien de plus riche! Cela vous permet :

• de contrôler votre temps de parole et sa répartition en fonction des parties abordées.
• de découvrir vos petits tiques verbaux et gestuels, et de voir comment les réduire.
• de prendre conscience de ce qu’un spectateur se poserait comme questions pendant votre exposé, et de voir l’appréciation qu’il pourrait faire de votre prestation.
• cela vous permet enfin de constater une fois de plus que vous n’êtes pas si mal que ça!

Répéter la présentation est indispensable. Pour que celle-ci soit fluide, détendue et naturelle le moment venu, l’étudiant devra la répéter autant de fois que nécessaire.
La répétition permet de maîtriser le contenu de son exposé, de se rôder à la manipulation des fiches, d’utiliser et de contrôler le fonctionnement des appareils et des supports, de trouver ses emplacements et régler le débit de sa voix, les transitions et les effets d’annonce et enfin de valider la durée de sa présentation.

La présentation orale
La présentation doit être audible, intelligible et spontanée. Cependant, il faut bannir l’improvisation pour éviter tout incident ou trou de mémoire.
L’étudiant s’efforcera de ne pas lire ses notes et d’éviter une présentation trop linéaire et trop monotone.
La lecture traduit souvent le manque d’assurance de l’étudiant et peut être interpréter comme un manque de maîtrise du sujet. Pour s’aider, il peut toutefois utiliser de façon discrète de petites feuilles cartonnées lisibles et numérotées tenant au creux de la main et dans une poche sur lesquelles seront uniquement mentionnés les éléments clés de chaque partie (plan, idées, chiffres clés, faits importants…).

Les outils et supports
Il existe 2 types de supports que sont les documents remis au jury et les supports visuels utilisés au cours de la présentation.
Les documents remis au jury (avant ou au début de la soutenance) sont généralement destinés à leur présenter des éléments concrets du contexte et du contenu des travaux.
Pour rendre la présentation plus vivante, servez-vous des échantillons de produits, des plaquettes et dossiers de présentation de votre entreprise. Prenez gardes cependant à ce que cela ne détourne pas trop l’attention des membres du jury de votre discours.

Les supports visuels seront composés d’un powerpoint projeté au tableau et de documents à accrocher au mur si nécessaire.

Derniers conseils
Maîtrisez son trac et son émotion n’est pas toujours chose aisée à la veille d’une présentation orale. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider.
La veille de la soutenance
Détendez-vous en effectuant une activité agréable (lecture, sport…) pour vous « oxygéner » les méninges avant l’échéance redoutée. Passer une bonne nuit, se lever tôt et manger correctement vous aidera à être en forme.
Répétez votre présentation
Seul ou en groupe, répétez plusieurs fois votre présentation en « condition réelle » (avec transparents, PowerPoint, présentation vidéo…) pour en vérifier le bon déroulement dans le temps et éviter toutes mauvaises surprises.
En groupe, organisez votre temps de paroles de façon intelligente : évitez de vous coupez la parole et de changer d’interlocuteur trop souvent.

Surmontez votre trac
Le trac, l’angoisse et le stress sont des éléments positifs puisqu’ils sont le signe de votre implication personnelle. Il va cependant vous falloir les surmonter sous peine qu’ils ne deviennent paralysants. Rassurez-vous en vous répétant plusieurs fois que votre travail est de grande qualité. Essayez de repérer les lieux en arrivant en avance et disposez la salle (tables, chaises, tableau, rétroprojecteur…) à votre convenance. Enfin, souriez, regardez chacune des personnes du jury, respirez profondément et lancez-vous dans votre présentation.
Occupez l’espace, ne soyez pas statique ou assis derrière une table ou un bureau.

Évitez de lire vos fiches mais ayez simplement sous les yeux votre plan et quelques points clés. Maîtrisez votre attitude, Soyez dynamique, souple et impliqué.

Montrez-vous sympathique et agréable. Restez naturel et respirer entres les phrases.

Conservez la maîtrise de vos mains.

Essayez de dominer la salle tout en vous effaçant devant vos propos. Parlez distinctement d’une voix claire et changez de rythme de temps en temps pour éviter la monotonie. Formulez des phrases courtes et précises en vous méfiant des tics verbaux. Ne regardez pas l’écran ou le tableau mais toujours la salle. Regardez chacun des membres du jury à tour de rôle pour capter leur attention.

Ayez avec vous un exemplaire de votre travail pour vous y reporter en cas de besoin.

Acceptez les critiques tout en sachant défendre vos idées mais sans jamais agresser le jury. N’insistez jamais lourdement. Respectez impérativement votre temps de parole.

Et bien sûr, soyez irréprochable sur le plan vestimentaire.

Pour utiliser efficacement powerpoint :

Le texte des diapositives est composé de mots-clés. C’est à vous de les expliquer et de leur donner un sens.

Trouvez un fil conducteur. Utilisez le même fond de présentation (modèle), le même type de caractère à la même taille toute au long de votre présentation. Ceci facilite la lecture de votre texte. Mais indiquez sur chaque diapositive – par un rappel visuel ou textuel – dans quelle partie de la présentation on se trouve. Garder des titres et des sous-titres homogènes.

Ne pas surcharger une diapositive. L’audience doit être en mesure de trouver rapidement le point principal de la diapositive. Soyez clair et précis. L’important est votre présentation et non les effets spéciaux que vous pourriez ajouter à vos diapositives.

Le texte des diapositives est composé de mots-clés. C’est à vous de les expliquer et de leur donner un sens.

Trouvez un fil conducteur. Utilisez le même fond de présentation (modèle), le même type de caractère à la même taille toute au long de votre présentation. Ceci facilite la lecture de votre texte. Mais indiquez sur chaque diapositive – par un rappel visuel ou textuel – dans quelle partie de la présentation on se trouve. Garder des titres et des sous-titres homogènes.

Ne pas surcharger une diapositive. L’audience doit être en mesure de trouver rapidement le point principal de la diapositive. Soyez clair et précis. L’important est votre présentation et non les effets spéciaux que vous pourriez ajouter à vos diapositives.

Aspect technique de la présentation

Si possible, visiter au préalable le lieu où se déroulera la présentation. Informez-vous de la disponibilité du local et du matériel disponible et réservez le bien avant le « grand jour ».

Avant le grand jour de la présentation, prenez le temps de réserver la salle avec tout l’équipement nécessaire pour pratiquer votre présentation. C’est le moment de vérifier quelques points :

• Est-ce que les personnes au fond de la salle peuvent lire le texte projeté sur l’écran géant ?
• Est-ce que la police de caractère rend la lecture du texte difficile ?
• Est-ce que ces mêmes personnes seront capables de vous entendre au bout de la salle ?

Faire la mise au point du diaporama sur l’ordinateur qui va servir à la présentation. Cette précaution permet de détecter les éventuels problèmes techniques.

Malgré toutes ces préparations, assurez-vous quand même d’avoir une solution de rechange. Si l’ordinateur ou le projecteur est défectueux le jour de la présentation, vous pouvez aussi prévoir des feuilles transparentes.

Faites une copie de sécurité de votre présentation : sur clé usb, mail, cloud.

Désactiver l’écran de veille (screen saver) avant d’effectuer la présentation. Il ne faut pas qu’il s’active durant la présentation !

Les couleurs

Sélectionnez le type de diapositives qui correspond le mieux à la présentation que vous souhaitez effectuer – couleur de fond, type d’encadrement, police de caractère… Si vous manquez d’inspiration, utilisez les assistants et modèles.

Essayez d’avoir le meilleur contraste possible entre votre texte et le fond de votre présentation. Il est préférable d’avoir un arrière plan sombre.

Les polices de caractères

Utilisez une seule police de caractère : Arial, Times… Utilisez la taille de la police et un effet tel que mettre en gras ou en italique pour faire ressortir une partie du texte. Ne pas écrire de texte en majuscule. Utilisez les majuscules seulement pour la première lettre d’une phrase.

Vous pouvez mettre un peu de piment en changeant la police de caractère pour un effet spécial. Ne réutilisez pas cette police à tout moment, employer la seulement une ou deux fois au cours de votre présentation.

Les couleurs blanche et jaune sont les plus lisibles avec un fond sombre.

Les graphiques

Accentuer la partie du graphique qui devrait intéresser les spectateurs en utilisant une couleur plus brillante, un motif qui suscite l’intérêt ou en atténuant les autres informations. Ajouter un arrière plan au graphique au lieu d’avoir un fond blanc.

Ajouter une image au graphique si cela aide à mieux interpréter le résultat du graphique. Ex. : Une flèche pointant vers le haut pour démontrer une hausse des profits.

Les erreurs à éviter

Vocabulaire trop vague ou trop technique : utilisez un vocabulaire adapté à votre public.

Trop d’objets sur une diapositive : ajouter un objet ou du texte si celui-ci aide à l’interprétation de la diapositive.

Résistez à la tentation, très désagréable pour l’auditoire, de répéter ce que tout le monde peut lire sur vos diapositives.